Rapport de traitement
Ce rapport de traitement rend compte de la fusion de quatre entités qui étaient distinctes jusqu'en juin 2002 :
- les copie-lettres du Secrétariat général qui n'étaient pas répertoriées,
- la série Réceptions, résultat d'un traitement effectué par Pierre Cormon durant l'été 2001,
- les Papiers de Jean-Pierre Guillermet qui constituaient un fonds jusqu'à fin 2001, dont la masse s'est accrue et dont le classement a été remanié,
- la série Documentation administrative qui constituait un fonds jusqu'à début 2002, dont on n'a fait que changer la cotation.
Les rapports de traitement initiaux n'ont pas été modifiés. Cela concerne l'ancien fonds Documentation administrative, dont le rapport initial date de 1997, et les Réceptions. Les opérations de fusion ont été menées par Sylvain Féjoz, archiviste assistant, entre fin 2001 et début 2002. Le fonds s'est accru en juillet 2002 des papiers du Secrétaire général M. Jean Erhardt, documents traités par Mme Réjane Etter, archiviste assistante. Durant l'été 2003, M. Pierre Cormon a poursuivi le traitement des documents de la série Réceptions et les papiers Reber concernant les abattoirs ont été intégrés à la série des secrétaires généraux.
Correspondance (110.B)
Copie-lettres du Secrétariat général (110.B.1)
Les documents rassemblés ici sont de la correspondance adressée par le Secrétariat général, le plus souvent en la personne du Secrétaire général ou du Secrétaire général adjoint. Ils sont classés chronologiquement et reliés dans des registres annuels avec un index, à l'exception de la période 1976-1977. Sur certains registres figure la lettre B qui servait dans la phase active à distinguer ces registres de ceux réunissant la correspondance du Conseil administratif (cote 03.CL). Il semble bien que la pratique de mettre à part les copie-lettres du Secrétariat général n'ait pas eu cours ni avant 1976 ni après 1988.
L'ensemble des documents se trouvaient déjà au compactus. Le travail, réalisé en mars 2002 par Raphaël Piguet, civiliste, et Sylvain Féjoz, archiviste-assistant, a consisté à conditionner les documents non reliés qui se trouvaient dans une boîte d'archives, coter les registres et les fourres, décrire les documents dans le répertoire numérique et rédiger ce rapport.
Dates extrêmes : 1976-1988
Réceptions (110.F)
Dans son état initial, la série Réceptions était composée de 72 boîtes pour les années 1955 à 1979 (126 boîtes et 24 grosses boîtes postérieures sont par ailleurs conservées en préarchivage). On comptait un ou deux cartons par année jusqu'aux années 60, puis de 3 à 6 par année dans les années 70.
La grande majorité de ces cartons contenait des fourres ayant trait aux réceptions organisées par la Ville (1 fourre par réception). Les cartons et les fourres étaient numérotés selon un système qui a connu deux variantes:
1) de 1955 à 1972, la boîte commence en 1955 avec la cote 44852. Les fourres portent des cotes en ordre croissant, mais la numérotation est discontinue (ex. 45016, 45067, 45083, etc). La numérotation traverse les années (ex. l'année 1962 s'arrête sur le numéro 52394, et l'année 1963 reprend à 53401).
2) à partir de 1973, un nouveau système est adopté: les deux premiers chiffres du numéro correspondent à l'année et les fourres sont numérotées de manière continue (ex. 73122, 73123, etc). L'année 1973 commence par 73061. Pendant le reste des années 1970, le premier numéro est soit 7..501 ou 7..001. A partir des années 1980, c'est systématiquement 8..001.
Certaines de ces fourres avaient un contenu substantiel (correspondance, PV de réunions de préparation, etc.) mais la plupart d'entre elles ne contenaient que quelques documents (cartons d'invitation, liste d'invités, etc.). Enfin, certaines boîtes contenaient des documents comptables. Les documents comptables ont été entièrement détruits. Le reste des documents a été sélectionné et réparti en cinq sous-séries: une sélection des fourres et des documents les plus intéressants, trois réceptions de prestige qui étaient conservées séparément, et les documents relatifs à la Fête fédérale de gymnastique de 1978 et à la Fête romande de gymnastique de 1981.
Dossiers sélectionnés (110.F.1)
Ont été conservés les fourres contenant des documents jugés intéressants. Il peut s'agir de discours (ex.discours prononcé à l'inauguration du bâtiment de la télévision, en 1955, qui indique la perception que l'on en avait à l'époque), de réceptions liées à des événements importants ou significatifs (ex. visite d'une délégation culturelle chinoise en Suisse avec programme de la visite en 1956), de documents éclairant l'activité administrative (ex. la Ville organise chaque année un concert pour la journée des Nations-Unies. Les documents relatifs n'ont généralement pas été conservés, sauf lorsqu'il y était question des problèmes que posait le concept du concert et son succès discutable ou les fourres relatives aux prix décernés par la Ville n'ont été conservées que si elles contenaient des informations substantielles sur le concours et les lauréats ou les fourres des séances Ville-Etat n'ont été conservées que si elles contenaient l'ordre du jour), et finalement de documents d'intérêts divers (lettre autographe d'Ernest Ansermet, programme de l'exposition nationale de 1964...).
La plupart de ces fourres ont été conservées telles quelles, à l'exception des documents à double qui ont été jetés. Dans le cas de fourres volumineuses dont seule une partie des documents ont été jugés intéressant, un tri a été effectué.
Toutes les réceptions liées à des personnalités ou à des événements importants n'ont pas été conservées : certaines ne contenaient en effet aucun document intéressant (ex. réception pour la visite du Patriarche de l'Eglise d'Arménie, en 1978, qui ne contenait aucune information sur le déroulement de la visite). En tout état de cause, les compte-rendus administratifs donnent chaque année une liste des réceptions importantes organisées par la Ville.
Echantillons (110.F.2)
Il a été décidé de conserver de manière intacte un carton tous les trois ans. Le laps de temps couvert par une boîte est extrêmement variable, de quelques jours à trois mois. Il se situe cependant le plus souvent aux alentours d'un mois.
Menus (110.F.3)
Tous les menus des repas organisés par la Ville ont été conservés. Ils font l'objet d'une sous-série à part. Les menus contenus dans les cartons choisis pour l'échantillonnage complet ont été laissés dans leur fourre d'origine, sauf lorsqu'ils se trouvaient à double : un des exemplaires a alors été transféré dans la série des menus.
Réceptions de prestige (110.F.4)
Les fourres relatives à trois réceptions de prestige (visite du Négus en 1954, sommet des quatre grands en 1955, visite du pape Paul VI en 1969) étaient conservées à part par le service des réceptions. Leur contenu a été conservé intégralement.
Fêtes fédérale et romande de gymnastique (110.F.5)
La sous-série se rapporte à l'organisation de la Fête fédérale de gymnastique, en 1978, et à la Fête romande de gymnastique, en 1981. Ces documents se distinguent nettement du reste du fonds et ne concernent pas l'activité courante du Service des réceptions. Le responsable était cependant impliqué dans l'organisation des deux fêtes, dans leur commission de réception. Le contenu était très divers. Certains document permettent de se faire une idée de l'organisation (procès-verbaux des séances des comités, programmes, organigrammes, etc.), d'autres étaient de peu d'intérêt (notes manuscrites, brouillons, convocations, etc.). Ces derniers n'ont pas été conservés.
Les documents sur la Fête romande de gymnastique sont plus substantiels et plus variés que ceux conservés pour la Fête fédérale de gymnastique.
L'essentiel du traitement de cette série ainsi que ce rapport ont été réalisés par Pierre Cormont durant l'été 2001. Marc Reymond et Sylvain Féjoz ont contribué à la rédaction de la partie concernée du répertoire numérique.
Secrétaires généraux (110.G)
Jean-Pierre Guillermet (110.G.1)
Cette sous-série a été l'objet d'une description initiale, réalisée au cours des années 1980. Elle constituait à l'époque le fonds "Papiers de Monsieur Jean-Pierre Guillermet" créé parce que, selon la courte notice précédant le répertoire numérique, "[ces dossiers de travail] concernent des affaires importantes qui sont ainsi rapidement accessibles". Suite à la création du fonds Secrétariat général (110) en 2001, on a intégré les documents dans la série Secrétaires généraux (110.G). En effet, J.-P. Guillermet, entré dans l'Administration municipale en 1953, a été Secrétaire général de 1975 à 1989, année de son départ à la retraite. Ses fonctions précédentes ont été celles de Secrétaire juriste et de Secrétaire général adjoint (Cf. "Allocution de M. Jean-Pierre Guillermet à l'occasion de son départ à la retraite" (110.G.1.11/2) et Ville de Genève Magazine No 83, 1989 (P 724).).
Le classement et la description ont été remaniés en raison de l'accroissement du fonds et des nouvelles normes de description en vigueur. Six sous-sous-séries ont été créées : Planification à long terme, Grand-Casino, Terrains et immeubles propriétés de la Ville, Questions juridiques, Autres affaires suivies et Notes historiques. Le titre d'une sous-sous-série a été modifié : Associations en place de Association des maires du canton. Enfin, pour une question de précision de la description, la série Divers a été supprimée et les documents y figurant transférés, selon le cas, dans l'une des sous-sous-séries suivantes : Terrains et immeubles propriétés de la Ville, Autres affaires suivies et Notes historiques. A signaler le cas particulier de la sous-sous-série Etats généraux du Conseil des communes d'Europe (110.G.1.14) : ces documents étaient conditionnés et cotés (110.PG.EG), mais ils n'apparaissaient pas dans le répertoire numérique.
A cela il faut ajouter qu'on a appliqué le système de cotation en vigueur et donc remplacé les anciennes cotes. Il est toutefois possible d'identifier les documents concernés d'après les anciennes cotes qui sont indiquées dans la rubrique Remarques du répertoire numérique. Le nombre de pièces par fourre, mentionné dans l'ancien répertoire numérique, ne l'est plus dans le nouveau conformément à l'usage actuel.
L'accroissement du fonds est dû au traitement de documents dont on a reconnu, bien après le traitement initial, qu'ils appartenaient à l'ensemble constitué par les dossiers de Jean-Pierre Guillermet. Le premier traitement n'a pas fait l'objet d'un rapport; on peut, en revanche, donner les indications qui suivent concernant les documents traités récemment.
L'ensemble des tâches (tri, conditionnement, cotation, description) a été exécuté de janvier à juin 2002 par Sylvain Féjoz, archiviste-assistant, Raphaël Piguet et Yves Salamin, civilistes.
Planification à long terme (110.G.1.7)
Ces documents se trouvaient dans un carton muni de la mention "En rapport avec l'activité de M. Guillermet" et coté E.S.18.2. Ils étaient regroupés par thème dans trois fourres en plastique, mis à part les brochures, notamment celles intitulées "Document de travail du service de planification à long terme" et comptant plusieurs numéros. Tous les documents ont été conservés et le classement a été maintenu.
Le Service de la planification à long terme de la Ville de Genève a été créé en 1973. C'est le prolongement administratif de la Commission de la PLT, une commission du Conseil municipal. Pour 1974, le service dirigé par R. Charrière se proposait notamment de réaliser des études de planification comprenant trois volets : inventaire des moyens à disposition de la Ville, prospective sur sa situation future et détermination des besoins présents et à venir de la collectivité (cf. Mémorial du Conseil municipal, 131e année, tome I, p. 1000, cote A 668).
A côté des "Documents de travail" cités plus haut, on notera entre autres les PV de deux groupes de travail, notamment le groupe de travail "Fonctions socio-culturelles" auquel J.-P. Guillermet a appartenu.
Dates extrêmes : 1968-1978
Grand-Casino (110.G.1.8)
Ces documents - découverts mêlés au versement des Agents de ville dans le dépôt Saint-Léger - se trouvaient dans cinq classeurs numérotés de 1 à 5, deux enveloppes et une fourre plastique. Ils rendent compte de l'activité déployée par l'administration municipale autour de la construction du Grand-Casino. D'après un mémento contenu dans le fonds (cote 110.G.1.8/17), manifestement une recherche à usage interne, l'affaire commence en 1964 avec une proposition du Conseil administratif de réfection sommaire du bâtiment existant. Suivent de nombreuses discussions, plusieurs projets de construction et quelques référendums précédant la construction. L'inauguration du nouveau complexe a eu lieu en 1980 (cf. 03.PV.139).
Les classeurs 3 et 4 n'étant pas ordonnés, on a reclassé les documents - en conservant l'ordre chronologique - selon les catégories suivantes : documents du Conseil administratif et du Conseil municipal, documents liés à d'autres institutions, correspondance et notes, presse. De plus, on a constaté que le cinquième classeur correspondait au dossier du CA 03.Dos.54945 concernant la remise et la reconstruction du Casino. En effet, le numéro des dossiers était inscrit au crayon sur la plupart des documents, par ailleurs intitulé "classeur Sofédine SA" du nom de la première entreprise intéressée par le rachat de l'exploitation du Casino. On a réintégré les documents dans le dossier et jeté les doublons. A noter que l'index des Dossiers du CA comporte une section Casino à laquelle on se reportera avec profit et que les dossiers suivants du fonds Actes et Conventions concernent également cette affaire: 03.AC.3290, 3300 et 3325.
Dates extrêmes : 1960-1980
Terrains et immeubles propriétés de la Ville (110.G.1.9)
Il s'agit ici d'un simple transfert de documents, déjà conditionnés, consécutif à la suppression de la série Divers. Les documents témoignent de plusieurs affaires concernant des propriétés de la Ville, terrains, immeubles ou monuments. La typologie des documents est variée : copies d'extraits de séances du Conseil administratif, extraits du Mémorial du Conseil municipal, notes manuscrites, rapports de commission, etc.
Notons le dossier 110.G.1.9/1 concernant l'affectation de la villa Moynier dans les années 1980. On assiste à des discussions entre la Ville et le Centre européen de la culture (CEC), locataire, couvrant une période de presqu'une décennie. Jean-Pierre Guillermet participe au double titre de Secrétaire général et de président d'une commission qui avait développé l'idée d'une zone muséologique à la Rive droite englobant la villa Moynier. Il défend la résiliation du bail du CEC, notamment pour affecter une partie de la villa à l'exposition de collections du Musée d'art et d'histoire, en proie à un déficit de locaux. Un extrait de séance du Conseil administratif de l'année 1988 témoigne cependant de la décision de maintenir le CEC dans la villa.
Les anciens dossiers 110.PG.D.14 et 110.PG.D.17, concernant tous deux le Monument de la Réformation ont été fusionnés dans le dossier 110.G.1.9/4.
Dates extrêmes : 1903-1988
Questions juridiques (110.G.1.10)
Ces documents déposés sans ordre dans une boîte d'archives ont été retrouvés au compactus. Ce sont, pour la plupart, des notes de Jean-Pierre Guillermet - aux titres successifs de Secrétaire juriste, Secrétaire général adjoint et Secrétaire général - à l'adresse de conseillers administratifs ou de responsables de services de l'administration. On trouve également quelques notes manuscrites et quelques documents de type juridique.
A noter qu'exceptionnellement, la description des documents se fait au niveau de la chemise. On a ainsi un intitulé pour chacune des questions traitées.
Dates extrêmes : 1915-1985
Autres affaires suivies (110.G.1.11)
Cette sous-sous-série a été créée pour rassembler les documents qui n'étaient pas intégrables dans les autres sous-sous-séries en raison de leur contenu distinct. Il s'agissait de quatre fourres provenant de l'ancienne série Divers, de trois dossiers retrouvés dans une travée du compactus et déjà conditionnés et de deux pochettes plastique également retrouvées dans une travée du compactus. On a conditionné ces dernières qui concernaient, respectivement, la défense de la langue française et les parcs de la Ville de Genève.
A noter en particulier la fourre 110.G.1.11/2 contenant des discours, pour la plupart prononcés par des conseillers administratifs à l'occasion de la fête de l'Escalade, et dont il reste à déterminer si Jean-Pierre Guillermet a pris part active à leur rédaction. La fourre contient également l'allocution de ce dernier à l'occasion de son départ à la retraite en 1989.
Notes historiques (110.G.1.12)
Mis à part quelques documents provenant de la série supprimée Divers (les anciennes cotes sont mentionnées dans le répertoire numérique), ces documents ont été retrouvés dans une travée du compactus. On compte trois feuilles agrafées - une note concernant la création du Cabinet des Estampes - et des documents contenus dans une pochette plastique. Il s'agit essentiellement de recherches historiques menées par Jean-Pierre Guillermet à son usage propre ou celui de tiers, notamment celui de conseillers administratifs. On trouve également quelques coupures de presse, des copies d'imprimés, un peu de correspondance. Le consultant s'orientera également vers la sous-sous-série Questions juridiques qui contient aussi, pour certains dossiers, quelques notes historiques.
Parmi les documents intéressants, on notera un historique de l'administration municipale remontant jusqu'au Moyen Age. A signaler, enfin, comme pour la sous-sous-série 110.G.1.10, que la description se fait le plus souvent au niveau de la chemise, avec pour résultat l'avantage d'un intitulé pour chaque question traitée.
Dates extrêmes : 1824-1985
Guy Reber (110.G.2)
Les documents étaient précédemment classé sous l'intitulé "Papiers Reber, abattoirs". Ils ont été intégrés au présent fonds durant l'été 2003.
Jean Erhardt (110.G.3)
110.G.3.1 Affaires suivies
En juillet 2002, le Secrétaire général en fonction, Monsieur Jean Erhardt, a souhaité que certains de ses dossiers plus utiles aux affaires courantes soient versés aux Archives pour traitement. Il a donc été crée une sous-série Jean Erhardt dans la série Secrétaires généraux (110.G). La sous-série a été intitulée Affaires suivies.
En accord avec le Secrétaire général, il a été décidé d'éliminer trois dossiers qui ne présentaient que peu d'intérêt. Il s'agissait d'une liste d'ouvrages pouvant être exposés ou vendus au Salon du Livre, de feuilles isolées concernant le budget 1994 et de plusieurs exemplaires de contrats répondant aux normes de la Société suisse des ingénieurs et des architectes datant de 1969. Les doubles et les imprimés du Conseil municipal ont également été supprimés. Les imprimés éliminés étaient relatifs à la blanchisserie et au foyer de jour de Soubeyran du Service social (Mémorial du Conseil municipal. Proposition No 304, séance du 20 janvier 1994 ; Proposition No 328, séance du 26 avril 1994 ; Rapport No 304 a, séance du 21 mars 1994).
Dates extrêmes : 1901-1999
Documentation administrative (110.H)
Cette série est constituée de pièces qui documentent l'Administration de la Ville de Genève à travers ses activités et son histoire du milieu du dix-neuvième siècle à nos jours.
Elles proviennent d'une part du Secrétariat général et d'autre part de versements irréguliers des départements et des services. Ces documents regroupent des règlements, des lois, des extraits du Conseil municipal et du Conseil administratif, des statuts, des normes, des organigrammes, des études, des tarifs, des ordres de service et de diverses pièces.
Mme Micheline Tripet a effectué un travail préliminaire en rassemblant et en classant les pièces en fonction des cinq départements actuels de l'Administration de la Ville de Genève, à savoir, Finances et Services généraux, Construction et Voirie, Culture et Tourisme, Sport et Sécurité, Affaires sociales et Environnement, et en fonction des services qui y sont rattachés. La cote 110 (Secrétariat général) en définit la provenance. Nous avons décidé par la suite de conserver cette structure, mais de rapporter trois domaines anciennement classés sous "divers" en les ajoutant à la liste des départements; il s'agit des Services Industriels, de l'Etat de Genève et de l'Armée Suisse. La cotation est actuellement au niveau de la pièce et le classement chronologique inverse.
